Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Los Sistemas de Gestión Documental pertenecen a un grupo de soluciones que han estado disponibles desde hace mucho tiempo, sin embargo no es hasta hace poco cuando se hace especial hincapié en la gestión de la documentación corporativa.
Una gran cantidad de empresas aun almacenan su documentación a lo largo de las unidades de red compartidas, o incluso en discos duros locales, convirtiendo la busqueda de documentación en un sufrimiento para el usuario.
Es en este punto donde se requiere una solución que sea capaz de aportarnos al menos lo siguiente:
- Facilitar la creación/captura y almacenamiento de documentación
- Permitir flujos de trabajo
- Facilitar la búsqueda de documentos
- Mejorar la accesibilidad de la información
Siguiendo estos requisitos minimos se plantean varias soluciones Open source, como Alfresco, KnowledgeTree ó Plone.
Los sistemas de gestión documental requieren una fase de adaptación a la realidad de cada organización. Es aqui donde destacan los sistemas abiertos, dado que toda la inversión se puede realizar en esta adaptación, eliminando la barrera de entrada que supone el precio de las licencias de los productos comerciales.
Las soluciones Open source han alcanzado una gran madurez, tal y como se pone de manifiesto en el caso de Alfresco, que ha sido creado por el fundador de una de las soluciones comerciales mas extendidas (EMC Documentum ©).
El conocimiento del sector nos permite asesorarle en la elección del sistema, asi como adaptar el mismo a las necesidades especificas de su organización.
