“Estar en las Nubes” son todo ventajas

En Queres, después de muchos años desarrollando soluciones de Gestión de Contenidos, ofrecemos soluciones adaptadas a las necesidades particulares de cada negocio y enfocadas a resolver problemas relacionados con la gestión documental. Para ello, hemos desarrollado, entre otras soluciones, FARO para la gestión de expedientes digitales, cuya gestión en la nube permite beneficiarse de las ventajas que explicamos a continuación, por lo que en Queres nos encanta “ESTAR EN LAS NUBES”.

1. Reducción de costes

La tecnología Cloud se aloja en un servidor externo, por lo que no requiere de una instalación local y no es necesario invertir en hardware, simplemente es necesario una conexión a Internet. En caso contrario, sería necesario invertir en una infraestructura propia y sería mucho más costoso.

En cuanto a los gastos de mantenimiento y actualización del software nos encargamos nosotros, por lo que estos gastos también serían una preocupación menos de la que se olvidan los usuarios.

La inversión en Hardware no es lo único que se ahorra, sino que hay que tener en cuenta la disminución de los costes de administración de documentos, espacio físico de almacenaje y de conservación de los mismos.

Otra de las ventajas es cuando el software permite SaaS (Software as a Service) y/o pago por uso, es decir, es posible tener un sistema personalizado y alinear el coste al uso específico y necesidades del usuario siendo ideal para pequeñas y medianas empresas, como es el caso de A3S, nuestra solución documental, diseñada principalmente para las PyMes y orientada a facilitar la gestión cotidiana de toda la documentación, como facturas, contratos, nóminas, notas de prensa, presentaciones…

2. Aumenta la sostenibilidad

El uso del papel, los espacios físicos de almacenaje, los dispositivos hardware como cd´s, usb, discos duros…. todos estos componentes con la gestión en la nube son eliminados o reducidos en gran medida, por lo que, a los evidentes costes que hemos mencionado anteriormente, es muy importante la reducción de la huella de carbono de nuestra empresa, disminuyendo la energía consumida y aumentando la sostenibilidad.

Este ahorro ayuda a alcanzar varios de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU en su agenda para el 2030 y que nuestra empresa se una al carro de las comprometidas con el medio ambiente con todas las consecuencias que externamente conlleva como aumento de la responsabilidad empresarial, mejora de la reputación, beneficios fiscales, consolidación empresarial a largo plazo….

3. Mayor seguridad

Tanto para archivar la documentación físicamente como en unidades de almacenamiento de los PC, las posibilidades de resultar dañada por falta de conservación, destruida por fallos de Hardware o por cualquier otra desventurada circunstancia, es elevada la pérdida de información que conlleva.

Sin embargo, en la nube nuestra información queda salvaguardada con independencia del destino que le aguarde a otro tipo de almacenaje.

Es importante reseñar, la necesidad de realizar copias de seguridad regularmente. O disponer de entornos cloud computing como en nuestro caso, con lo que nos podemos despreocupar de los backup periódicos.

4. Incremento de la movilidad

La movilidad hoy en día es una gran ventaja competitiva que nos permite una mayor flexibilidad laboral al ser posible disponer de toda la documentación desde cualquier dispositivo y no depender de la oficina para realizar todas las gestiones cotidianas, con lo que tenemos la ventaja de trabajar en equipo sin encontrarnos físicamente juntos.

Un detalle importante es la libertad de cambiar de software en los dispositivos, como es el caso del sistema operativo, incluso de equipos de hardware, debido a que no es necesario conservar la información depositada en ellos, la tendremos siempre disponible en la nube.

5. Capacidad de almacenamiento muy superior

No es necesario ampliar la capacidad del hardware en los equipos para almacenar la documentación acumulada, debido a disponer de una capacidad casi ilimitada en la gestión on Cloud.

La cantidad de información, datos y documentos que se van generando en las empresas, a parte de colapsar los dispositivos de almacenamiento, no permiten un manejo sencillo a la hora de encontrarla y gestionarla. Sin embargo, la nube ofrece buscadores muy potentes que permiten incluso, encontrar palabras contenidas en los documentos. Y se encuentran archivados de forma organizada y fácilmente localizable en un mismo fichero.

6. Excelente protección de datos 

Cada usuario tiene acceso a determinada información y/o documentación almacenada en la nube dependiendo de los permisos habilitados. Por ello, se puede realizar cualquier gestión sin comprometer en ningún momento ningún dato sensible. Por ejemplo, un abogado puede dar permiso a sus clientes para firmar documentos, subir justificantes… simplemente permitiendo a ese determinado usuario el acceso en exclusiva a su expediente. Se pueden establecer diferentes tipos de acceso (administrador, usuario, invitado…) dependiendo de la información que maneja cada usuario, habilitando solamente permisos a la información en relación al perfil/uso adecuados.