La importancia de las #etiquetas en la Gestión Documental

En la era digital en la que nos encontramos, pertenezcas o no a alguna red social, conoces perfectamente el uso de las etiquetas o el hashtag, cómo funcionan y cómo encontrar cualquier comentario, foto, experiencia… que hayas compartido.

Las etiquetas son herramientas para identificar temáticas que permiten agrupar y optimizar los resultados cuando hacemos búsquedas de información, debido a que se trata de una/as palabra/as clave que describen el contenido que previamente habíamos registrado.

Un ejemplo es el lenguaje HTML, que se basa en la aplicación de múltiples etiquetas para dar formato y características a un texto. Este texto es interpretado y mostrado por el navegador.

Ésta es la misma idea en la que se basan los sistemas gestión documental. Es la técnica usada para administrar todo tipo de información de la organización y que permite recuperarla o visualizarla rápidamente usando “etiquetas” que identifican los documentos dentro del entorno de la base de datos documental, para saber qué parte del contenido que constituye los documentos se debe gestionar.

En la gestión documental llamamos indexación a la agrupación de una serie de datos o información de acuerdo con el criterio que los une.

Por eso, entendemos la importancia de “etiquetar” correctamente (establecer los metadatos) de todos los documentos de la organización, para manejar ágilmente la información almacenada y recuperarla de forma eficaz.

En Queres somos expertos en soluciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) y podemos aconsejarte en la adopción del esquema de metadatos que más se ajuste a tus necesidades, diseñar un sistema de indexación a medida para tu organización, que facilite el análisis y el acceso a toda la información.