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Implantación
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Implantación

En Queres sabemos que las decisiones incorrectas en la arquitectura, en el inicio de un proyecto de gestión documental, suelen implicar muchas desviaciones en costes y en tiempos de los sucesivos proyectos. Por eso, el diseño de la arquitectura y la implementación la llevan a cabo profesionales con amplia experiencia que conocen las pautas a seguir, los errores más comunes para asesorarte sobre la metodología más adecuada a llevar a cabo. Además de tener siempre en cuenta su integración con el conjunto de los sistemas ya existentes con anterioridad en la empresa

ANÁLISIS PREVIO
  • Es necesario realizar un análisis previo del flujo de información de la organización para comprender qué y cómo debe implantarse el gestor documental.
  • Conocer las carencias que presenta la organización, para tenerlas en cuenta y conocer los aspectos en los que el gestor documental debe hacer mayor hincapié.
  • Llevar a cabo una evaluación de los usuarios y las necesidades en el uso de la información. Es importante que los usuarios estén informados e involucrados en el proceso de implantación para gestionar de forma adecuada los flujos de información que cada trabajador debe tener acceso y de qué tipo.
  • Los trabajadores y usuarios finales serán los que manejan la información diariamente contenida en el gestor documental, por lo que es importante tener en cuenta, tanto sus necesidades, como su participación en el proceso de diseño o implementación.
INTEGRACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
  • Una de las ventajas de disponer de un sistema de gestión documental es la mejora en la productividad y el control documental. Para sacarle el máximo partido es necesario identificar los procesos poco eficientes que deben ser mejorados y automatizados, como por ejemplo el control de versiones automático de los documentos.
  • Una parte importante en la implantación es la integración del gestor documental con el resto de sistemas, aplicaciones y programas, como CRM, o ERP que la empresa disponga previamente. Es necesario que la información fluya en todo el sistema y que el gestor documental conecte como una parte más del sistema y no ser una pieza aislada.