Gestion Documental en la vida real

Desde hace tiempo nos hemos encontrado con que la gestión de los tipos documentales en Alfresco es un proceso mas propio de administradores que de usuarios finales. La discusión de si esta herramienta se debe dejar en manos de desarrolladores o de los propios administradores queda para otro post .

En cualquier caso hemos desarrollado un módulo de Alfresco Explorer (AMP) que permite la Creación y Modificación de Tipos documentales sin tocar una sola linea de XML.

Como funciona

Tras instalar la extensión como cualquier otro AMP de Alfresco tendremos un nuevo dashlet disponible en el Escritorio del usuario administrador tal y como se puede apreciar en la captura.

Aquí podemos ver las nuevas opciones para gestionar tipos y para administrar la visibilidad que tienen los atributos en las búsquedas(técnicamente sería lo equivalente a definir en el web-client si se puede o no buscar por los atributos).

Si decidimos gestionar tipos documentales y seleccionamos la primera opción del menú, nos aparecerá una pantalla en la que solo tenemos que seleccionar el nombre y descripción del nuevo Tipo Documental, para pasar inmediatamente a añadir Atributos de dicho Tipo Documental. En el ejemplo podemos ver el Tipo Factura electrónica con unos cuantos atributos definidos.

Tras cubrir los atributos cuidadosamente e indicar si es visible y/o editable, solo tenemos que darle a Terminar y entonces el módulo crea el Tipo documental y lo despliega, de modo que lo tengamos disponible inmediatamente para añadir documentos.

Podemos indicar por que campos y que tipos documentales aparecen en la busqueda avanzada:

Como conseguirlo

Si a alguien le interesa esta extensión, puede ponerse en contacto con Queres Tecnologías, pero adelanto que aún no sabemos cual será el modelo de distribución. Ahora mismo esta extensión la estamos ofreciendo en todas nuestras implantaciones de Alfresco.

Recientemente Alfresco ha lanzado el programa de Partners reconocidos , que según se explica en la web:

“Para convertirse en un Partner Reconocido por Alfresco, la empresa necesita demostrar su profundo conocimiento en los productos de Alfresco teniendo en su equipo de trabajo un número determinado de Desarrolladores Reconocidos por Alfresco que hayan superado con éxito el examen de Desarrolladores Reconocidos”.

Nos enorgullece decir que todos nuestros ingenieros han superado con éxito el examen, lo que proporciona a Queres tecnologías el grado de Recognized Alfresco Partner, fruto sin duda de todos estos años de dedicación a la gestión documental Open Source y al desarrollo de soluciones a problemas relacionados con los flujos documentales.

Si utilizamos la última versión de Ubuntu como servidor, quizás no necesitemos hacer uso del sistema de ventanas, ahorrando así memoria RAM y recursos para otras aplicaciones.

En antiguas versiones de Ubuntu, así como Debian, Redhat o Fedora se deshabilitaban las X en el fichero /etc/inittab cambiando el init default de id:5:initdefault: a id:3:initdefault:

Sin embargo en la versión 10 de Ubuntu esto ha cambiado, y ahora debemos modificar esta configuración en el fichero /etc/init/gdm.conf reemplazando la línea:

start on runlevel [016]

por:

start on runlevel [3]

En algunos casos la instalación de un producto como Alfresco puede resultar tediosa para los que se acercan a la herramienta por primera vez : la instalación de la base datos, el contenedor de aplicaciones, … Esto puede resultar un inconveniente para aquellos que valorando la implantación de un sistema de gestión documental quieran realizar algunas pruebas de concepto antes de decantarse por uno u otro.

Para solventar este obstáculo puede probar Alfresco sin realizar ningún tipo de instalación a tráves de la Alfresco Cloud Trial, una instancia de Alfresco ‘en la nube’ a disposición de quién quiera acercarse a la herramienta a la ‘Veni, vidi, vici’.

Alternativamente – si lo que quiere es probarlo en su propio ordenador – BItNami ha creado un paquete ‘todo en uno’ con instalador automático de los de siguiente, siguiente, que se puede descargar en el siguiente enlace : paquete de Instalación ‘fácil, sencillo y para toda la familia’. Disponible para Windows, Linux y Mac. También se incluyen, si se prefiere ,imágenes para la máquina virtual VMWare o instancias ‘en la nube’ (servidores de amazón).

Este próximo Miercoles día 15 de Diciembre se impartirá una Jornada sobre Software Libre, en la que Agasol ha sido invitada para participar en ella.

Como miembros de Agasol, nos han invitado a dar una charla y un taller práctico sobre la Gestión Documental con Alfresco. Con dichas jornadas se pretende fomentar el uso de Alfresco entre las pequeñas y medianas empresas, con lo que invitamos a todo el mundo a apuntarse a dicho evento pues habrá charlas tremendamente interesantes.

Para asistir solo tenies que enviar un email a osluvi@uvigo.es

Podeis acceder al programa completo de la jornada aqui.

Recently, I configurated Alfresco to chain LDAP+ Alfresco user authentication.

To configure this, you have to edit two files: chaining-authentication-context.xml and ldap-authentication-context.xml (the files are in $ALFRESCO_HOME/tomcat/shared/classes/alfresco/extension directory).

The configuration consists of two parts:

• Authentication Service Bean
• Authentication Component Bean

The authentication by default is LDAP. This two configuration files worked:

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Un tema recursivo que sale en todas las conversaciones que tenemos con los usuarios y administradores a los que les implantamos Alfresco es sobre el proceso de borrado de los documentos en el gestor documental. La pregunta siempre es la misma: “¿ Pero Alfresco no borra nunca los documentos ?“.
En este diagrama explicamos el ciclo de vida de un documento.

El vaciado de la papelera de reciclaje se puede hacer manualmente o con el modulo Alfresco Trashcan Cleaner disponible en la forja de Alfresco.
Sin embargo, este sistema en nuestros clientes no nos funcionaba pues la papelera de reciclaje tenía alrededor de 10.000 elementos y la versión de Alfresco que teniamos daba un Java Heap, con lo que hemos realizado un módulo que se encarga de eliminar elementos de la papelera de reciclaje en función de la fecha del documento y por ejemplo permite eliminar documentos que lleven en la papelera mas de 5 meses. El módulo se llama Kill ‘Em All y lo colgaremos en la forja en cuanto lo tengamos depurado y si a alguien le interesa.

Referencias:
El artículo de Blyx.com me ha recordado que tenía este otro en el tintero desde hacía varios meses

Si os muestro esta imagen

muchos diréis que no es ninguna novedad, que es lógico pensar que aunque todos acedemos a internet y nuestros datos viajan por un mismo cable cada red particular puede compartir sus documentos sin que el vecino de abajo sepa cuales son. Pues esto mismo podemos hacer con Alfresco, gracias a la característica “Multi-Tenant” (a partir de aquí llamada MT).

Para qué sirve esta característica?

Podríamos definirla como la posibilidad de crear alfrescos independientes usando una única instancia de Alfresco. Nuestros clientes usarán un único Alfresco, un único war, sin embargo gracias al MT podremos generar nuevos repositorios para que cada organización tenga su propio repositorio físico pero todos usen un único método de entrada.
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A través de network.alfresco.com veo que han implementado un nuevo sistema de documentación y ayuda.

Las webs de ayuda disponibles son:
1. Administering an Alfresco ECM Production Environment
2. FreeMarker Template API
3. JavaScript API
4. RESTful API
5. Surf Platform API

Después de haber probado el sistema, la verdad es que resulta más cómodo que la wiki. Aporta una información más clara y agrupada y personalmente me resulta más navegable.

Junto con la traducción realizada por MADEJA de la wiki de Alfresco, se han convertido en mis marcadores más usados

Que os parece este nuevo sistema?

Aplicando el principio de dogfooding, empezamos a emplear Alfresco para la gestión de proyectos hace mucho tiempo, ahora damos un salto mas con la gestión de los mismos desde el propio Share.

Alfresco Share nos permite tener en un único espacio de trabajo toda la documentación asociada al proyecto, las tareas de desarrollo (mediante el módulo de integración con Redmine que hemos desarrollado) de cada usuario y el calendario del proyecto.

De este modo cubrimos las siguientes necesidades de una manera efectiva:

• Múltiples Proyectos (Sites), Estos se crean automaticamente con una plantilla de proyecto que genera estructura y documentación base.
• Potenciar la colaboración entre equipos, principalmente gracias al wiki y a los foros
• Integración con el correo electrónico, viene out of the box con Alfresco, pero aún así hemos mejorado esta funcionalidad para ajustarse mas a nuestras necesidades.
• Integración con nuestras herramientas de desarrollo Redmine.
• 
• Integración con nuestra herramienta de Soporte (Request Tracker),
• Planificación, Hitos y Calendario, empleamos el calendario del Site para la gestión de las fechas de entrega, vacaciones del equipo, etc …
• Entregables a clientes, gracias a la habilidad de poder invitar a determinadas partes del Site a nuestros clientes, el intercambio de documentación entre ellos y nosotros se ha hecho mucho mas ágil.

Con todo esto creemos que la integración con Redmine ha sido fundamental para dar el salto a Alfresco Share.